La versión más ambiciosa de la suite ofimática combina las tendencias sobre las que la empresa de Redmond cimenta su estrategia actual: Cloud, interfaces táctiles y usabilidad.
Probablemente, muchos usuarios de anteriores versiones de Office tengan un punto de vista conservador sobre sus necesidades ofimáticas, que podrían estar cubiertas con dichas ediciones. Sin embargo, con Office 2013 Microsoft ha dado una vuelta de tuerca a un producto que gana muchos enteros con un interesante modelo de suscripción alternativo (Office 365) y que, sobre todo, permite a los usuarios acceder a una interfaz renovada, nuevas características en todos los miembros de la suite y una apuesta clara por el trabajo y la colaboración a través de servicios en la Nube, con especial atención a SkyDrive.
La Cinta y SkyDrive
No nos detendremos en la instalación de Office 2013, que es básicamente idéntica a la de anteriores ediciones, e iremos directamente a las novedades. En el caso de la interfaz visual de usuario, lo primero que destaca en todas las aplicaciones es la renovación de la Cinta (Ribbon), el componente que debutó en Office 2007 y que también ha llegado a Windows 8. Ahora tiene un aspecto más claro, con menos elementos y más separados. Exhibe además tres perfiles de color (blanco, gris pálido y gris oscuro) y un único elemento «artístico» para personalizar su aspecto: una selección de temas con los que decorar parte de la Cinta.
Por otro lado, también se han mejorado las pantallas de inicio de cada aplicación, y ahora Office nos presenta en cada caso las plantillas disponibles, junto a una barra lateral izquierda desde la que podremos acceder a los documentos recientes o cargar otros que estén en nuestro equipo o en SkyDrive. Esa es la primera confirmación de la relevancia en la suite del servicio dealmacenamiento en la Nube de Microsoft, que permite tener nuestros archivos siempre disponibles en cualquier dispositivo. Esa integración tiene un pequeño punto en contra: para que las versiones locales de nuestros documentos se sincronicen con las de SkyDrive, tendremos que instalar el cliente de escritorio de SkyDrive, que es idéntico en su funcionamiento al de servicios como Dropbox. Todo lo que tengamos en la carpeta de SkyDrive se sincronizará con nuestra cuenta on-line.
SkyDrive nos ofrece una plataforma de Office muy completa, que incluye Word para la creación y edición de documentos de texto, Excel para el trabajo con hojas de cálculo y PowerPoint para presentaciones
Los nuevos modos
El soporte táctil es otro de los puntos de interés de la nueva suite, algo que no es de extrañar teniendo en cuenta que Windows 8 marca un punto de inflexión en Microsoft a la hora de apostar por los tablets. En Office 2013, la apuesta no es tan evidente, pero todas las aplicaciones disponen de un modo táctil (modo Toque lo llaman), que nos brinda la posibilidad de interactuar con los distintos programas directamente desde este tipo de dispositivos.
Eso sí, como decimos, la apuesta en Office 2013 no es tan evidente porque, hoy por hoy, sigue siendo una suite para ser usada con ratón y teclado. De hecho, un detalle que muestra esa relación con el entorno clásico de Windows es el hecho de que Office 2013 se ejecuta en elescritorio clásico, y no en el Modern UI de W8. El modo Toque es especialmente destacable enPowerPoint y OneNote, pero sigue muy limitado en Word o Excel, donde es evidente que elteclado y el ratón físicos continúan siendo nuestros mejores aliados. No obstante, incluso en esos dos componentes hay funciones destacables, como el modo de Lectura de Word 2013 del que hablaremos más adelante.
Word 2013: una de las joyas de la suite
FLUJO DE TRABAJO
En esencia, el flujo de trabajo es idéntico al que teníamos con Word 2010 o 2007. No obstante, a él se han incorporado herramientas que tienen en cuenta las nuevas tendencias: el soporte degestos táctiles en tablets o Ultrabooks híbridos y la relación con servicios en la Nube. Además, las novedades afectarán al trabajo con nuevos formatos de documentos y la inserción de elementos como el vídeo.
MODO DE LECTURA
Permite revisar los documentos sin que las barras de herramientas nos molesten, al tiempo que los menús se reducen a Archivo, Herramientas y Vista. En este último configuraremos opciones como el fondo (la lectura con fondo sepia es muy agradable) o el visionado encolumnas o a página completa. Asimismo, para navegar por el documento, podremos usar la rueda del ratón o los dedos con los iconos de anterior y siguiente.
IMÁGENES ALINEADAS
Las guías de alineación de gráficos, fotos y diagramas con el texto ofrecen unos resultados muy profesionales; más aún complementándolas con el uso de la regla y cuadrícula. Las líneas verdes horizontal y vertical que aparecen al arrastrar una imagen en este modo hacen muy sencillo situarla donde la necesitamos. Además, esta característica se combina con laredistribución automática del texto que rodea la imagen.
REANUDA LA EDICIÓN Y LA LECTURA
Resulta muy útil la capacidad de Word 2013 para situarnos allí donde dejamos un documento cuando reanudamos una sesión de trabajo. Así, al volver a abrirlo, la aplicación nos situará de forma automática en el punto en el que nos quedamos. Esa reanudación de la sesión no se limita al documento local: si lo tenemos en SkyDrive, también nos llevará al sitio adecuado al abrirlo en un equipo o tablet distinto.
EDITA PDF DIRECTAMENTE
Al abrir uno de estos ficheros en Word, la aplicación lo convierte a un documento editable con el que podremos trabajar de forma nativa. Esas «traducciones» funcionan sorprendentemente bien, y tanto listas como tablas o párrafos conservan su aspecto y hacen que el documento a editar sea casi idéntico (salvo quizás en la disposición de imágenes) al PDF original.
INSERTA FOTOS Y VÍDEOS DE INTERNET
La opción que posibilita esta inserción forma parte del menú Insertar de cada documento. Accederemos al catálogo multimedia a través del buscador de Bing, pero también a nuestra cuenta de SkyDrive, a YouTube o a servicios como Facebook o Flickr. De hecho, el trabajo conjunto con nuestras cuentas en redes sociales da mucho de sí y utilizar esos recursos gráficos es más fácil que nunca.
Excel 2013, ahora más inteligente
MÁS POSIBILIDADES
Como en el resto de aplicaciones de Office 2013, trabajar con Excel 2013 no es distinto, pero sí encontramos muchas ayudas interesantes, sobre todo en análisis de datos, obtención de informes y gráficos y creación asistida de diagramas. La Cinta es de nuevo el componente esencial, aunque también se han mejorado los paneles de tareas y la barra inferior con las pestañas para cada hoja dentro de un mismo documento.
TABLAS DINÁMICAS RECOMENDADAS
Una vez introducidos todos los datos, estas tablas permiten obtener resúmenes de datos con vistas previas de varias opciones, lo que facilita la elección que mejor expresa las conclusiones que deseamos reflejar con los datos en pantalla. Esta herramienta proviene de una característica de Microsoft Research y hace más accesibles elementos complejos como las Tablas Dinámicas (Pivot Tables).
RELLENO RÁPIDO E INTELIGENTE
A la hora de insertar datos en nuestras tablas, a menudo es necesario realizar muchas operaciones repetitivas con una serie de datos. En esos casos es donde entra en juego elrelleno rápido o Flash Fill, que detecta qué partes de la celda son útiles en la siguiente, por ejemplo, y sugiere un autorrellenado de la celda con esa sugerencia. Esto permiteautomatizar el trabajo de inserción de datos y su edición.
GRÁFICOS RECOMENDADOS
Excel siempre ha sido potente a la hora de ilustrar gráficamente datos numéricos. Ahora, a la inserción de gráficos y diagramas, se suman los gráficos recomendados. La aplicación estudiará los datos seleccionados y realizará una sugerencia de un gráfico que se puede ajustar a nuestras necesidades para resumir esa información gráficamente. Por supuesto, podemos seguir optando por gráficos personalizados.
ANÁLISIS RÁPIDO
Los gráficos recomendados se complementan con el análisis rápido, que también tiene como objetivo ofrecer diversas formas de representar los datos visualmente. Al seleccionar un rango de datos y hacer clic derecho, aparecerá la opción de Análisis rápido en el menú desplegable. Entonces, podremos seleccionar gráficos, formatos condicionales y tablas dinámicas que se mostrarán en previsualización para elegir más fácilmente.
BUSINESS INTELLIGENCE
Si sois usuarios de la edición Professional Plus de Office 2013, disfrutaréis de dos características avanzadas de BI, donde a partir de conjuntos de datos es posible obtenerconclusiones y tendencias útiles para el desarrollo del negocio. Tanto Quick Explorer comoPowerView ofrecen formas de analizar esos conjuntos de datos y de unirlos para luego generardiagramas y gráficos que den acceso a esos potentes resúmenes.
PowerPoint 2013, más visual y llamativo
INTERFAZ CLARA Y ELEGANTE
Desde el primer momento, nos guía en la creación de diapositivas de la forma más visual y clara posible, contando incluso con una nueva matriz de miniaturas que nos permite revisar el orden y disposición de las diapositivas. Además, es posible tener en la pantalla de nuestro equipo portátil -ocultos a los ojos de la audiencia- anotaciones y comentarios adicionales, y un útil contador de tiempo para medir el ritmo de nuestra presentación.
UN INICIO PROMETEDOR
La pantalla de inicio ofrece una gran selección de plantillas y temas sobre los que trabajar, lo que supone un importante punto de partida para cualquier presentación. Pero son solo un aperitivo: el buscador que aparece encima de las miniaturas permite acceder a miles de plantillas más del catálogo de Microsoft Office y en cada una podremos aplicar variantes en aspectos como los tonos, las tipografías o las transiciones.
MEJORAS DE WORD
Comparte con su compañero la posibilidad de insertar fotos y vídeos de Internet con los buscadores YouTube o Bing integrados (o incrustando el código de inserción), y aplicarles algunos efectos para personalizar más la experiencia. El trabajo colaborativo se refuerza con lasanotaciones y comentarios, algo muy útil en presentaciones on-line con compañeros y conocidos, que pueden interactuar con conversaciones que quedan registradas en el documento.
Outlook 2013: mayor claridad
MÁS ORGANIZACIÓN
Las mejoras visuales ayudan a organizar y gestionar mejor el correo. Hay más espacios, más claridad y, por supuesto, tenemos el modo táctil, que como en casos anteriores no hace que Outlook sea el cliente perfecto en pantallas táctiles, pero sí permite interactuar con cierta comodidad por las principales opciones. De hecho, al activar este modo, se simplifican las opciones de la Cinta, que puede minimizarse para ganar más espacio vertical.
SOPORTE EXCHANGE ACTIVESYNC
El soporte de cuentas Exchange ActiveSync y Hotmail con otros servicios es una de sus grandes novedades, proporcionando un verdadero soporte push. Eso significa que, además de que se sincronice el correo, también lo harán los calendarios y contactos asociados a nuestras cuentas, de modo que toda la actividad estará a la última manejemos Outlook 2013 o el servicio de correo original. Y no hay necesidad de montar un servidor Exchange.
FUSIONA CONTACTOS
La gestión de los contactos destaca porque es capaz de detectar datos distintos de uncontacto duplicado, para luego fusionar esos contactos y organizar mejor nuestra agenda. También podemos integrar datos de redes como Facebook, Windows Live Messenger o LinkedIn si asociamos nuestras cuenta con la agenda de contactos de Outlook 2013, algo que también hemos visto en W8 y que resulta muy interesante para aunar todas las agendas en una.
OneNote 2013, un veterano actualizado
CON BUENA NOTA
Aunque servicios como Evernote están de moda, es bueno recordar que Microsoft tiene desde hace años una de las mejores aplicaciones de creación, gestión y edición de notas rápidas del mercado. La posibilidad de registrar notas escritas en pantallas táctiles se renueva con otras capacidades, como la grabación de sonido e incluso vídeo que incrustar en las notas, o la posibilidad de incluir todo tipo de documentos, tales como ficheros Excel o Visio o páginas web.
NOTAS MULTIMEDIA EN LOCAL Y SKYDRIVE
OneNote 2013 admite combinar los métodos screen clipping (recortar de la Red), send to OneNote y Notas rápidas, a los que podemos agregar audio y vídeo sin problemas. Si añadimos imágenes, todas pasan por un proceso de reconocimiento (OCR) para registrar los textos que pueda haber. Y todas esas notas se almacenan en nuestro equipo, pero su disponibilidad on-line está al alcance del ratón asociando nuestra cuenta de SkyDrive.
TOCA TUS NOTAS
OneNote 2013 es especialmente destacable en Microsoft Surface y su modo tablet, con todas las facilidades para tomar notas con un puntero o bien para integrar esos componentes multimedia rápida y fácilmente a través de gestos táctiles. Además, disfruta de una «vista extrema» que simplemente muestra una hoja virtual para tomar las notas y un acceso para recuperar las opciones del resto de la interfaz cuando las necesitamos.
El modelo de Office 365
Las ediciones de Office 2013 estarán acompañadas por cuatro modelos de suscripción aOffice 365, que proporcionan acceso a las aplicaciones de la suite para uno o varios usuarios y que pueden ser interesantes en muchos escenarios. Aunque Office 365 nació como la competencia a Google Docs o a la suite ofimática de Zoho en Internet, los responsables de Microsoft han utilizado ahora esa marca para impulsar la venta de un modelo de negocio novedoso para Office: el de acceder a todas las aplicaciones de la suite «bajo demanda», de forma que, según la modalidad, los usuarios de Office 365 tendrán acceso a ellas. Las distintas ediciones permitirán usar más o menos aplicaciones a más o menos usuarios según el precio que paguen anualmente y podrán así ahorrar costes o maximizar el uso de la suite cuando la necesitan.
Las ediciones Hogar Premium, ProPlus, Pequeña Empresa Premium y Enterprise de Office 365 darán acceso a todas las aplicaciones (salvo en Hogar Premium que no da acceso a InfoPath ni a Lync) y lo harán de forma que, cuando nos suscribimos, Office 365 se descarga e instala en el equipo en el que lo utilizamos de forma automática.
La ventaja esencial frente a una edición tradicional de Office «en caja» es que con Office 365podremos usar nuestra licencia de forma simultánea en varios equipos a un precio muy atractivo, que supone un ahorro considerable con respecto a comprar varias licencias de Office 2013 para todos nuestros ordenadores. Un escenario clásico es el de las familias, que podrán usar por ejemplo Office 365 Hogar Premium hasta en cinco dispositivos distintos, incluidas las tabletas compatibles.
Además del acceso a las aplicaciones locales, en Office 365 también podremos usar lasaplicaciones web basadas en la Nube de computación de Microsoft, que se apoyan de nuevo en el servicio SkyDrive para poder compartir documentos y colaborar en ellos de forma sencilla. Otro de los puntos a favor de esta oferta es la inclusión de 60 minutos de llamadas internacionales de Skype al mes para los suscriptores, que podrán así comunicarse con sus conocidos en todo el mundo gracias a ese crédito SkypeOut que Microsoft regala a los usuarios de Office 365. Tenéis más información sobre esta singular solución de Microsoft en http://office365.es.
